Avec GECIA, tout savoir sur la note de frais

La gestion des notes de frais est un sujet parfois délicat, et toujours capital pour maintenir le meilleur climat de relations entre le salarié et son entreprise. Forme de la note de frais, informations indispensables, catégories de frais et recevabilité… sont autant de questions qui se posent, que ce soit pour l’employé ou pour l’entreprise. Pour éviter un redressement de la part de l’URSSAF, découvrez tous nos conseils sur le sujet.

Qu’est-ce qu’une note de frais ?

Une note de frais est un document permettant de lister l’ensemble des dépenses engagées à titre personnel, par un salarié ou un chef d’entreprise, pour le compte d’une société afin d’en obtenir le remboursement.

Comment établir la note de frais?

Il n’y a pas de formalisme imposé, c’est à l’entreprise de choisir la façon de les rédiger et l’outil utilisé (Logiciel spécialisé, Excel, rédigé à la main…). Cependant certaines informations sont indispensables, les suivantes :

• Date d’engagement de la dépense,
• Nom du salarié (ou chef d’entreprise) concerné,
• Description de la mission,
• Lieu de déplacement,
• Description des frais par catégorie,
• Montants engagés,
• Indication de la TVA,
• Justificatif original à joindre à la note de frais.

Quel contenu pour les notes de frais ?

Il existe plusieurs catégories disposant chacune de spécificités :

Les frais de restauration

Nom du restaurant clairement identifié, mention du ou des personnes concernées, motif du repas.
Fiscalité : La TVA est déductible.

Les frais de déplacement

Train, Avion, péage, parking, bus…
Fiscalité : Il n’y a pas de TVA sur les billets d’avion et de train.

Les indemnités kilométriques

Dans le cas de l’utilisation du véhicule personnel dans le cadre de l’activité professionnelle (hors trajet domicile/lieu de travail). Soumis à un barème spécifique établi par l’administration fiscale : consultez la plateforme de calcul en ligne.
Fiscalité : Il n’y a pas de TVA.

Les frais d’hébergement

Ces dépenses sont remboursables si l’une des deux conditions suivantes est remplie :

• Eloignement supérieur à 50 km du domicile,
• Domicile faiblement desservi par les transports en commun aboutissant à un temps de trajet supérieur à 1h30.

Fiscalité : La TVA ne s’applique pas sur les frais d’hébergement sauf s’il concerne un client ou un fournisseur. Cependant la TVA sur les frais de repas de type petit déjeuner est déductible.

Les frais divers

Tout frais engagé dans l’intérêt de la société et justifié par un document « original ».
Fiscalité : La TVA est déductible.

Les frais de télétravail

Avec le développement du télétravail, il est possible pour un salarié de se faire rembourser certains frais liés au télétravail tels qu’une partie de son loyer, ou de son forfait internet et mobile.
Fiscalité : La TVA est déductible.

Pour plus de précisions…

Concernant les modalités de prise en charge des frais liés au télé travail, il est prévu par l’URSSAF de rembourser 10 € par mois pour un jour par semaine télé travaillé, 20 € pour 2 jours par semaine, 50 € pour un télétravail à 100%. Cette allocation spéciale forfaitaire est exonérée de charges et d’impôts plafonnée à 550 € par an. Des remboursements forfaitaires et de frais réels peuvent être effectués. Dans tous les cas, la mise en place du télé travail doit être régie par une chartre ou un accord établis par l’employeur et remis au salarié.

Comment justifier une note de frais?

Pour être reconnues légitimes, les dépenses engagées doivent :

• Être engagées dans l’intérêt de l’entreprise,
• Être justifiées pour les besoins de l’activité,
• Être raisonnables,
• Être appuyés par des justificatifs de nature à prouver leur existence.

Comment faire en cas de perte d’un justificatif de note de frais ?

Le ticket est passé à la machine et vous ne pouvez pas demander un duplicata ! Pas de stress, les solutions existent :

• Possibilité de présenter un relevé de compte ou de carte bancaire prouvant le débit,
• Effectuer une attestation sur l’honneur (Cela doit être très occasionnel).

Les différentes formules de remboursement des notes de frais

Au réel : Le remboursement correspond à la somme exacte engagée par l’intéressé sur présentations de justificatifs.
Au forfait : Il s’agit dans ce cas d’un montant fixe évalué par l’employeur.

Les points de vigilance relatifs aux notes de frais

Les contrôles fiscaux et sociaux effectués sur les notes de frais ont pour objectif de déceler les dépenses fictives et les rémunérations déguisées. Les conséquences en cas de non-présentation des justificatifs peuvent être les suivantes :

• Reconstitution de l’assiette de l’impôt en réintégrant toutes les dépenses déduites illégalement du résultat,
• Remise en cause de la déductibilité de la TVA,
• Paiement des cotisations sociales sur toutes les dépenses non justifiées.

Et pour perfectionner vos connaissances comptables, le prochain article sera consacré aux frais de mission et réception. Vous souhaitez plus d’information, laissez nous un message, nous vous recontacterons dans les meilleurs délais.