Facturation électronique et entreprises de services : ce qui va changer concrètement

Les entreprises de services sont directement concernées par la facturation électronique. Si leurs volumes de facturation sont moins importants que dans le négoce à taille comparable, leur organisation repose souvent sur des pratiques souples : facturation mensuelle, suivi au temps passé, gestion par fichiers ou outils non structurés.

Avec la généralisation de la facturation électronique, ces pratiques vont devoir évoluer pour s’inscrire dans un cadre plus structuré.

Une organisation de la facturation souvent très flexible

Dans de nombreuses entreprises de services, la facturation s’adapte au fonctionnement de l’activité :

• facturation mensuelle ou en fin de mission
• facturation au temps passé ou au forfait
• acomptes ou situations intermédiaires
• documents parfois réalisés sous Excel ou Word.

Cette souplesse permet de s’adapter aux clients, mais elle repose souvent sur des processus peu formalisés.

Exemples :
Une agence facture ses prestations en fin de mois, à partir d’un suivi interne, puis envoie ses factures par email.
Un consultant facture ses journées à la fin de chaque période, parfois avec un décalage.

Ces pratiques restent courantes. Mais elles peuvent devenir plus difficiles à maintenir dans le cadre de la facturation électronique.

Des flux de facturation à structurer

La facturation électronique repose sur des échanges de données structurés via des plateformes. Pour les entreprises de services, cela implique donc de formaliser davantage :

• la création des factures
• leur validation interne
• leur transmission aux clients
• leur intégration dans le suivi comptable.

Les factures ne pourront plus être simplement envoyées par email. Elles devront être émises via un outil adapté, capable de gérer ces flux. Cela suppose également de disposer d’informations fiables en amont : suivi du temps, validation des prestations, éléments de facturation.

Un impact direct sur le suivi de l’activité

Dans les entreprises de services, la facturation est souvent liée au suivi de l’activité :

• temps passé
• missions en cours
• jalons de facturation.

Une organisation peu structurée peut entraîner :

• des oublis de facturation
• des décalages dans l’émission des factures
• une visibilité limitée sur le chiffre d’affaires.

La mise en place d’un outil de facturation permet de mieux structurer ces éléments et de fiabiliser le suivi.

Exemple :
une entreprise qui facture mensuellement ses prestations peut automatiser la génération de ses factures et suivre les encaissements avec plus de simplicité et d’efficacité. L’impact sur la trésorerie est immédiat.

Des pratiques à faire évoluer progressivement

Certaines habitudes devront évoluer :

• factures réalisées manuellement sous Excel
• envoi de documents en pièce jointe
• absence de centralisation des factures émises et reçues.

Ces pratiques ne sont pas forcément problématiques aujourd’hui. Mais elles ne sont pas adaptées au fonctionnement attendu dans le cadre de la facturation électronique. L’enjeu n’est pas de tout transformer immédiatement, mais de faire évoluer progressivement l’organisation vers des outils et des processus plus structurés.

Une opportunité d’améliorer l’organisation

Au-delà de l’obligation réglementaire, la facturation électronique peut être l’occasion de simplifier et améliorer le fonctionnement de l’entreprise. Une organisation adaptée permet de :

• sécuriser l’émission des factures
• améliorer le suivi des règlements
• limiter les erreurs et les oublis
• faciliter la transmission des données au cabinet comptable.

Pour les entreprises de services, souvent très dépendantes du suivi opérationnel, ces améliorations peuvent avoir un impact direct sur la gestion quotidienne.

Structurer la facturation avec son expert-comptable

La mise en place de la facturation électronique doit être adaptée au fonctionnement de chaque entreprise. Les équipes RSM GECIA accompagnent leurs clients pour structurer l’organisation de la facturation, en tenant compte :

• des spécificités de leur activité
• de leurs méthodes de travail
• de leurs besoins de suivi.

La solution et les process retenus seront choisis en fonction de la manière dont les factures vont circuler dans votre entreprise.

FAQ – Entreprises de services et facturation électronique

Une entreprise de services est-elle concernée par la facturation électronique ?

Oui, toutes les entreprises assujetties à la TVA sont concernées, quel que soit leur secteur d’activité.

Peut-on continuer à facturer sous Excel ou Word ?

Ces outils ne permettent pas de répondre aux exigences de la facturation électronique. Une solution adaptée sera nécessaire.

Comment gérer la facturation au temps passé ?

Elle reste possible, mais devra être intégrée dans un outil permettant de structurer les données de facturation.

La facturation mensuelle est-elle toujours possible ?

Oui, mais elle devra être réalisée via un outil compatible avec les nouvelles obligations.