Comment bien gérer les notes de frais
Transmission et validation, délai de remboursement, complexité de la vérification, tâche chronophage et peu appréciée, la gestion des notes de frais dans les entreprises reste souvent un problème pour le salarié comme pour le responsable ou le dirigeant. Pourtant, des solutions existent pour faciliter le traitement, le transfert, la vérification et la comptabilisation des dépenses.
Comment simplifier la gestion des notes de frais ?
La gestion des notes de frais est une procédure pénible (car manuelle) et chronophage, puisqu’elle implique plusieurs étapes telles que la saisie, le contrôle et la validation. Notre solution Note de Frais vous permet de gérer simplement et efficacement l’ensemble de vos notes de frais.
L’objectif est de mettre à disposition un outil pratique et utile pour vous offrir une saisie guidée de vos frais. C’est un outil sécurisé qui procure des fonctionnalités avancées : le contrôle de TVA, la gestion automatique des barèmes kilométriques, la refacturation de frais…
Le logiciel propose des états de restitutions standardisés qui tiennent compte des obligations légales et administratives, mais aussi des états d’analyse détaillés très utiles. Enfin, vous pouvez consolider simplement les notes de frais afin de transmettre les écritures comptables à votre cabinet.
Un outil de gestion en ligne complet et ergonomique
La saisie des dépenses par chaque salarié peut se faire soit directement sur le portail (pour les collaborateurs qui ont un accès régulier à un ordinateur et une connexion internet), soit via l’application pour les plus mobiles.
Le calcul des indemnités kilométriques est effectué sur la base de l’itinéraire choisi avec Google Maps et en fonction des derniers barèmes fiscaux, actualisés en temps réel. Plus simple, plus fiable tout en restant souple.
Pour plus de précision et de fiabilité, vous pourrez également reporter le détail de la TVA, y compris si la facture comporte différents taux.
Faciliter et fiabiliser la saisie comptable
Notre module Note de frais est parfaitement intégré et permet l’export des écritures comptables vers l’outil de gestion du cabinet. Chaque note de frais peut être envoyée directement, ou soumise à validation préalable par un Responsable. Ce dernier pourra consulter et valider les dépenses de ses collaborateurs ou salariés.
L’accompagnement GECIA pour une mise en place rapide
Pour tout ce qui concerne l’installation du module Note de Frais, nous sommes à votre disposition pour mettre en place un paramétrage cohérent et qui concorde avec la tenue comptable effectuée pour votre entreprise.
Et pour en savoir plus ces outils de pilotage, contactez votre cabinet Gecia.
En attendant, vous pouvez découvrir la plaquette explicative ici.
