La facture électronique c’est maintenant !
L’Etat montre l’exemple et rend obligatoire dès le premier janvier 2017 l’utilisation de la facture électronique pour toutes les personnes qui contractent directement avec lui.
Il existe trois types de factures électroniques :
è La facture EDI. Il s’agit d’un message structuré permettant une lecture et un traitement automatisé par ordinateur. Ce système permet d’économiser 100% des coûts liés à la procédure de traitement des factures puisque la saisie de la facture via ce système d’échange permet un traitement automatique.
è Les factures électroniques signées. Ce sont des factures procédant à la signature grâce à un certificat qualifié. Tout comme une signature papier, une signature électronique a pour seul objectif de démontrer à un tiers que le document a été approuvé par une personne identifiée. Il s’agit d’un mécanisme d’engagement fiable faisant appel à des techniques cryptographiques. Cette signature dernière est utilisable après obtention d’un certificat.
è Les factures recourant à toute autre solution technique. C’est par exemple le cas de l’envoi d’une facture scannée. Dans ce cas il doit être mis en place un enregistrement chronologique des activités qui permettent de reconstituer et de contrôler une opération depuis son origine jusqu’à son aboutissement.
Comment utiliser la facture électronique ?
Plusieurs méthodes peuvent également être utilisées de façon concomitante.
Le fournisseur peut très bien par exemple utiliser avec tel client un mode de facture électronique et avec un autre client une autre modalité de facturation électronique.
Il peut aussi choisir de recevoir les factures par un mode de réception et d’en émettre avec un autre.
La facture électronique est-elle obligatoire pour tout le monde ?
Non pour l’instant cette obligation ne concerne que les personnes ayant pour client ou fournisseur l’Etat ou les personnes publiques qui le représentent.
Cela dit une extension de cette obligation à tous les acteurs de la vie économique n’est pas à exclure pour les années à venir.
Si à première vu cette nouvelle obligation peut apparaître comme une contrainte il n’en est pas moins que l’adoption de cette dernière permet d’économiser en moyenne 70 % de ses coûts liés à la facturation, de gagner de 10 à 15 jours dans le traitement de ces factures, et d’œuvrer pour la préservation de l’environnement. Le but étant la suppression totale du papier, et de tous les coûts et effets néfastes qui sont liés à son utilisation.
Il est alors intéressant d’apprivoiser ce nouveau mode de facturation à l’instar de l’initiative publique, puisque ce dernier n’est pas réservé à l’utilisation exclusive de la sphère publique et peut dès à présent devenir le mode de facturation privilégié de tous les acteurs économiques.
Le but étant de se familiariser avec ce concept qui a beaucoup à vous faire gagner !
Alors la facture électronique on s’y met quand ?
