Quel logiciel caisse enregistreuse choisir?
Choisir un logiciel représente un investissement en temps et peut changer vos habitudes de travail à court terme. Le marché propose aujourd’hui un grand nombre de logiciels de caisse et le choix est toujours difficile. Comment trouver un logiciel simple? Sera t’il adapté à mon activité? En cas de problème, comment m’assurer que le SAV sera à la fois disponible et performant? Autant de questions clés auxquelles il faut se préparer, notamment dans un contexte juridique évolutif avec la mise en application de la loi anti-fraude.
Avant de choisir votre logiciel de caisse, une check-list de questions à considérer
Utiliserez-vous le logiciel uniquement depuis votre point de vente ou en aurez-vous besoin en mobilité? Allez-vous l’utiliser depuis votre domicile? Allez-vous gérer les sauvegardes et mises à jour ou souhaitez-vous un outil évolutif autonome? Qui aura accès au logiciel et quel niveau de responsabilité pour chaque utilisateur? Devez-vous échanger ou partager des informations avec votre Expert-Comptable? Autant de questions préalables à toute démarche.
Respecter les dispositions légales et choisissez un logiciel certifié NF525
Le logiciel que vous choisirez devra être à jour des dernières évolutions réglementaires. Et l’éditeur choisi devra de préférence être capable de le faire évoluer dans le temps et dans le respect des nouvelles obligations. Soyez particulièrement vigilants et assurez-vous que des mises à jour soient clairement prévues au contrat de l’éditeur. Ce dernier doit vous fournir une nouvelle version de votre logiciel en cas de modification réglementaire. Le logiciel doit être en conformité avec les nouvelles obligations liées au contrôle fiscal des comptabilités informatisées. L’outil doit notamment vous permettre de produire le “Fichier des Ecritures Comptables » (FEC). Il s’agit d’un fichier normé, comprenant des champs spécifiques et qui doit être remis à l’administration en cas de contrôle fiscal.
S’assurer des bonnes fonctionnalités pour votre logiciel de caisse
Anticipez et définissez clairement vos besoins fonctionnels. Réalisez-vous des achats ou des ventes en devises étrangères? À quel taux de TVA êtes-vous assujettis?
Prenez en considération l’ensemble des parties prenantes. Souhaitez-vous réaliser vous-même vos déclarations de TVA et quels traitements confiez-vous à votre Expert-comptable? Le logiciel doit-il communiquer avec votre banque?
Prévoyez la compatibilité avec vos autres pratiques de gestion. Tenez-vous une comptabilité analytique? Comment réalisez-vous votre suivi budgétaire? Quels sont les autres logiciels générant des écritures vers la comptabilité et de quels types d’échanges s’agit-il? (Import du journal des ventes, des achats, de paie, données clients, fournisseurs…). Avez-vous uniquement besoin d’un logiciel de comptabilité ou souhaitez-vous également une gestion commerciale qui y soit connectée ?
Choisissez le bon dimensionnement avec votre éditeur. Evitez une solution surdimensionnée ou trop simpliste, en précisant comment vous souhaitez fonctionner au quotidien. Soyez également au clair sur les fonctions que vous considérez comme essentielles et les fonctionnalités secondaires.
Enfin, gardez à l’esprit que vos besoins sont susceptibles d’évoluer : choisissez une solution souple et personnalisable qui soit en mesure de suivre le développement de votre structure !
Qui mieux que votre expert-comptable pour vous conseiller sur le logiciel de caisse ?
Pour aider l’ensemble des acteurs concernés, nous avons décidé de mettre en place un dispositif complet. Aussi et d’ici à l’application du décret, bénéficiez de notre expertise pour :
- Mieux appréhender l’environnement juridique
- Envisager les meilleures options pour votre commerce
- Profiter de nos conseils avisés
- Mettre en place la bonne solution sans urgence et en toute sécurité
Nous allons vous proposer une série d’articles sur le sujet (suivez notre blog), un livre blanc en téléchargement et une réunion d’information le Jeudi 12 octobre à 19h00 dans l’espace de Coworking Charle’s Working à Salon de Provence. Cette manifestation est totalement ouverte et vous pouvez en parler autour de vous.
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